O skutecznym planowaniu dnia i zbawiennych skutkach stosowania list zadań napisano już niejedną książkę. Brian Tracy przekonuje, że “korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”. A skoro tak, warto sprawdzić jak planują swój dzień liderzy biznesu. Jak efektywnie planować kolejny dzień? Jakich używać narzędzi? Czego unikać i kiedy znaleźć chwilę na przygotowanie dobrej listy zadań? O odpowiedź na powyższe pytania poprosiłem Michała Kowalskiego, Prezesa K3System – spółki działającej w branży IT i laureata tytułu Gazela Biznesu.

Michale, czy w Twoim przypadku tworzenie codziennych list zadań ma sens?

Kiedyś tego nie robiłem, ale zauważyłem, że jest to element, który istotnie wpływa na szybkość i skuteczność działań. Czyli planowanie pewnych rzeczy, praca z kalendarzem. Od kilku lat na koniec każdego dnia robię sobie listę zadań, które chcę wykonać następnego dnia. Czyli że po prostu przychodzisz i od razu ten dzień pracy rozpoczynasz od takich kluczowych rzeczy, kroków milowych, które musisz danego dnia zrobić.

Ustawiasz sobie priorytety, czyli zajmujesz się najważniejszymi rzeczami, które wpływają w najbardziej istotny sposób na Twój biznes i mogą przynieść efekty. Część mało istotnych spraw sama się rozwiązuje, więc nie warto za bardzo przywiązywać się do kwestii drugorzędnych. Jeżeli widzisz jakąś korespondencję w tle i ludzie zastanawiają się nad jakimś rozwiązaniem, to OK, oni sami do tego dojdą albo czas pokaże, że najlepsze rozwiązanie znajduje się samo. I faktycznie dzień zaczyna się od takich największych wyzwań.

Czyli, powiedzmy, do 10.00, 11.00 robisz to, co wymaga intelektualnego zaangażowania, dużego wysiłku umysłowego – to jest priorytet. Natomiast spotkania, które wymagają mniejszego zaangażowania, można ustawić sobie w drugiej części dnia.

Jak konkretnie wygląda u Ciebie proces planowania?

Dla mnie zawsze priorytetem są moje kluczowe sprawy, czyli te, które wpływają bezpośrednio na biznes. To już z doświadczenia wybierasz, np. negocjacje z klientem, dopięcie pewnych spraw, kwestie dotyczące wizji firmy czy pewnych globalnych rzeczy. A już kwestie techniczne, które nie przekładają się w bezpośredni sposób na biznes, to albo delegować innym osobom, albo zostawiać sobie właśnie jako taki element na koniec dnia. Można sobie zrobić listę rzeczy dodatkowych i je jakoś tam załatwić.

Który moment jest najlepszy na przygotowanie takiej listy?

W moim przypadku najlepszym momentem jest koniec dnia pracy. Tuż przed wyjściem planuję kolejny dzień. Natomiast czasami robię tak, że jeżeli w trakcie dnia jest duże obłożenie jakimiś spotkaniami, intensywnymi rzeczami, to do godziny 17.00 jestem pochłonięty taką bieżączką. Po godzinie 17.00 staram się wyczyścić wszelkie kwestie, które są w firmie, które się pojawiły i wymagają mojej decyzji, żeby zacząć następny dzień od elementów znaczących, ale żeby pewne kwestie się nie piętrzyły.

Czy korzystasz z dedykowanych aplikacji do planowania dnia pracy?

Oczywiście, że fajnie, jak umawiamy się na jakieś spotkania. Jak jakaś większa grupa osób – to zintegrowany system w laptopie z telefonem komórkowym, na bieżąco jesteś update’owany. Natomiast listę zadań robię sobie po prostu na kartce. Później przychodzę do pracy i zaczynam odhaczać: to zrobiłem, to zrobiłem, to zrobiłem. Nie potrzeba żadnych aplikacji czy skomplikowanych narzędzi – wystarczy zwykła kartka. W moim przypadku łatwiej tym wszystkim zarządzać.